En attendant le magasin

LES COULISSES
du G.A.G. 

Le groupement d’achat a déjà bien changé depuis sa toute première édition. L’assortiment de produits s’est considérablement étoffé, le volume de commandes ne cesse de grimper… Mais au fait, comment organise-t-on un groupement d’achat ? Dans cet article, nous allons vous présenter les coulisses du GAG.

 

Que fait-on ?

Par moins de huit groupes travaillent dur pour élaborer le projet.

Mais, bien sûr, le groupe Achats est au centre des décisions

pour l’assortiment.

Recherche d'un local

Avant même de pouvoir lancer le groupement d’achat, il faut répondre à une première question de taille : où pouvons-nous organiser la distribution des commandes ? Dans le garage d’un adhérent ? Trop petit et pas pratique. Dans un local loué ? Trop cher. Finalement, la réponse vient du FLAP qui nous prête gracieusement l’un de leurs bungalows jusqu’à l’été prochain. Bien que provisoire, cette solution a le mérite d’exister et a permis au groupement d’achat de voir le jour.

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Sélection des produits

Il faut ensuite choisir les produits qui seront proposés à la vente. Dans un premier temps, l’assortiment s’est limité aux fruits et légumes locaux de saison et à quelques produits frais. Un groupement d’achat ne s’improvise pas, il se construit petit à petit. C’est pourquoi nous nous concentrons d’abord sur les produits les plus proches de nous en nous appuyant sur nos réseaux personnels. Mais le temps d’intégrer des produits d’épicerie est venu.

Recherche de fournisseurs

Contrairement aux fruits et légumes d’hiver, on ne trouve pas de producteurs de riz, de café ou d’huile d’olive dans les Ardennes. À l’instar de nombreuses autres coopératives, nous décidons de passer par un grossiste, capable de proposer une vaste gamme de produits de qualité à des prix réduits. Nous démarchons plusieurs partenaires potentiels et passons au crible leur assortiment de produits. Première déconvenue : il n’est pas toujours aisé d’obtenir l’origine des produits et donc de savoir quel fournisseur est plus le vertueux. Nous finissons par opter pour Agidra qui propose un très bel éventail de produits bio français à des prix très abordables.

Sélection des produits (suite)

Ça y est, nous avons notre grossiste ! Mais nous ne pouvons pas référencer tout son catalogue ! Il faut encore faire des choix. Contrairement aux grandes enseignes classiques, La Marcasserie met en avant l’aspect écologique et éthique des produits, mais qu’est-ce cela signifie concrètement ? Cela implique d’examiner chaque référence et de trouver un équilibre entre impact écologique réduit et prix abordable. C’est là qu’intervient le groupe de travail Éthique, qui établit les critères à respecter en concertation avec le groupe Achats. Pour l’instant, la tâche est encore assez simple, car nous n’avons pas les moyens de dédoubler les gammes et d’élargir infiniment notre assortiment. Nous faisons donc preuve de bon sens pour choisir les produits offrant le meilleur rapport qualité-prix.

 

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Négociation des tarifs et des conditions d'achat

Qui dit grossiste, dit quantités importantes, sous peine de devoir payer des frais de port qui viendraient s’ajouter au prix de vente. Le mois de janvier est propice aux négociations, nous obtenons un abaissement du seuil de gratuité des frais de port et faisons le plein de produits, pouvant se conserver facilement même s’ils ne sont pas vendus immédiatement.

Intégration des produits à cagette.net

Nous rentrons ensuite chaque produit sur cagette.net, en indiquant le prix bien évidemment, l’origine et la composition des produits, mais aussi des informations sur les producteurs et des photos.

Ce n’est pas toujours simple.
Il faut tenir des compte des stocks disponibles
et aussi des problèmes lié à la pesée.

 

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Envoi des e-mails d'ouverture des commandes et de rappel

Une fois les produits ajoutés à cagette.net, il faut envoyer un e-mail à l’ensemble des adhérents pour leur annoncer les dates d’ouverture et de clôture des commandes, ainsi que la date à laquelle ils pourront récupérer leurs achats. Un rappel est envoyé un peu plus tard.

 

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Centralisation et envoi des commandes aux fournisseurs

 À la clôture des commandes sur cagette.net, il faut centraliser toutes les informations pour passer commande auprès de chaque fournisseur. Il n’est d’ailleurs pas toujours possible d’attendre la fin des commandes en raison des délais de livraison. Il faut donc estimer le volume de produits à acheter pour être certain de recevoir les commandes à temps pour la distribution.

Réception/récupération des commandes

La plupart des fournisseurs livrent directement les produits au domicile de différents adhérents. D’autres proposent de récupérer les commandes sur Charleville et quelques-uns préfèrent que nous nous venions chercher les produits sur place. Cette dernière solution tendra à disparaître, car elle n’est pas viable à long terme.

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Préparation des commandes

Une fois les produits reçus, il faut les emmener sur le lieu de distribution pour préparer les commandes de chaque adhérent. Nous avons élaboré une procédure afin de gagner en efficacité et de limiter les erreurs. Cette étape reste néanmoins très chronophage et nécessite beaucoup de main-d’œuvre.

 

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Distribution des commandes

C’est le jour J : les adhérents peuvent venir chercher leurs courses au point de distribution. Des excédents de produits sont proposés sur place pour pouvoir compléter ses achats et se laisser tenter par de nouveaux articles. Nous pouvons souffler un peu, mais nous réfléchissons déjà au prochain groupement d’achat.

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